AFE - Asociación de Ferias Españolas

Ventajas

AFE es una Asociación que promueve en su conjunto la actividad ferial en España y que cuenta con la práctica totalidad de los organizadores feriales y empresas colaboradoras del ámbito ferial.

Nuestra Asociación goza ya de un merecido prestigio tanto ante las diferentes Administraciones y Organismos como en los foros Internacionales más relevantes (somos miembros por ejemplo de UFI: Unión de Ferias Internacionales, en la que tomamos parte y varios asociados españoles son parte de la cúpula directiva ).

Todos nuestro amplio catalogo de servicios - de los que podrá beneficiarse - los encontrará detallados en nuestra web , entre otros : todo tipo de consultas legales referidas al sector,consultas técnicas , consultas relacionadas con la organización, Temas sobre prevención y gestión de riesgos laborales, participación en cursos formación , asistencia a congresos y jornadas , y sobre nuestra certificación de calidad AFE

Además nuestros estrechos lazos con ICEX Instituto de comercio Exterior , nos permite llevar a cabo anualmente diversas MISIONES COMERCIALES a diferentes Ferias Internacionales amparados y subvencionados por ICEX, así como participar dentro de sus pabellones Oficiales Internacionales bajo el paraguas colectivo de AFE .

También somos miembros vocales de varios subcomités con voz y voto en AENOR y en ICTE (Instituto para la calidad turística española ) subcomités en los que se llevan a cabo diversa normativa que luego se aplicará al sector ferial y Congresual y en la que AFE opina.

Así mismo hemos llegado a acuerdos diversos con TURESPAÑA para la difusión de las Ferias españolas a través del material promocional de que AFE dispone y envía periódicamente a este Organismo para que difunda en todas sus oficinas comerciales en el extranjero y también en todos aquellos Certámenes y foros en los que TURESPAÑA está presente .

Por último AFE es miembro activo y colabora ( junto con ICEX, la Secretaria de Estado y Comercio española y las diferentes divisiones territoriales españolas, )en la concesión de la INTERNACIONALIDAD DE LAS FERIAS DE ESPAÑA , a través de las Estadísticas feriales Nacionales que la Asociación realiza anualmente y que son presentadas y estudiadas en reunión anual con el Secretario de Estado.

Así pues, para obtener una más legítima y plena representatividad del Sector Ferial español es deseable contar con el mayor número posible de los Organizadores Fériales y Empresas Colaboradoras afines que operan en España, ya sean Públicos o Privados.

Le invitamos pues a que se una a nuestra Asociación en el convencimiento de que los beneficios serán recíprocos y redundarán así mismo en la mejora de la calidad de las ferias españolas y – en consecuencia - en la idoneidad de los servicios que prestamos a nuestros expositores y visitantes.

Ventajas

OBJETIVOS AFE : "PATRONAL DEL SECTOR"

  • Establecer vínculos y colaboraciones entre los propios asociados y empresas del sector: AFE es foro de intercambio de información sectorial y experiencias.
  • Dar a sus asociados todo tipo de servicios referidos al ámbito ferial ,y también a las empresa expositoras y a los visitantes que así lo requieran de la Asociación.
  • Representar, defender coordinar y fomentar las actividades feriales de sus asociados .
  • Representar los intereses de los asociados ante la Administración , Organismos internacionales (UFI –ICEX ) , y Asociaciones feriales extranjeras : AUMA –AEO (Asociación inglesa) – AEFI (Asociación italiana ) FSCEF (Asociación francesa) – APFC (portugal)
  • Promover la imagen ferial española y "prestigiar" esa imagen cara al exterior
  • Promover la internacionalización de las organizaciones feriales y empresas proveedoras asociadas a través - por ejemplo - de la realización de "misiones comerciales" (de la mano de ICEX) ,ya sea acudiendo a esas ferias un grupo de asociados bajo el paraguas de la asociación (misiones directas ) o bien recibiendo a organizadores extranjeros en españa para ponerlos en contacto con los asociados españoles (misiones inversas ) .

RELACIONES INSTITUCIONALES DE AFE CON LA ADMINISTRACION ESPAÑOLA Y CON ORGANISMOS INTERNACIONALES

AFE colabora y establece relaciones con:

  • Secretaria de estado y de comercio (proporciona datos estadísticos –acude y tiene voz en las reuniones anuales sobre internacionalización ferias españolas )
  • Turespaña. AFE está presente con folletos en todas las feria internacionales en que Turespaña asiste.
  • Aenor: participa en sus reuniones referentes a normativa relacionada con sector ferial(forma parte de una de sus comisiones de trabajo que elabora el proyecto de norma internacional ISO : "sostenibilidad en la gestión de eventos")
  • ICTE Instituto para la calidad Turística: forma parte de una de sus comisiones de trabajo , siendo parte activa en los temas de calidad concernientes a Ferias congresos eventos y convenciones.
  • UFI: unión de ferias internacionales : AFE es miembro asociado . AFE es para UFI el referente español del sector al que se dirige "directamente" y con el que consensua la normativa que pueda afectar al sector ferial español.
  • UNIFIB: Unión de ferias iberoamericanas : AFE es miembro asociado . establece relaciones de cooperación de diversa índole.

AFE además , ha firmados "convenios de colaboración específicos" con :

  • APFC. Asociación Portuguesa de Ferias
  • OPC España. Federación española de empresas organizadoras Profesionales
  • FITEC (fundación catalana para la investigación e innovación ferial)
  • AENOR
  • Consejo superior de colegios de agentes comerciales
  • AIMFE (asociación española de Marketing ferial)

ACTIVIDADES DE AFE

  • Elaboración de un directorio de asociados
  • Edición del calendario anual de ferias : mantenerlo permanentemente actualizado
  • Publicación datos estadísticos de las ferias (a través de la auditoria anual ferial que luego se entrega a la secretaria de estado y de comercio ,y se publica en el BOE correspondiente.
  • Con los datos facilitados por AFE , la SECRETARIA DE ESTADO Y DE COMERCIO declara o no una feria como Internacional con lo que ello supone de cara al prestigio de una feria cara al exterior )
  • Preparación de cursos ,seminarios , jornadas de formación, elaboración de estudios e informes - sectoriales, desarrollo del sello de certificación calidad AFE , organización del Congreso Internacional AFE cada dos años.
  • Desarrollo e implementación de la pagina web AFE : que se va nutriendo con información ferial actual (a través de los boletines informativos ) y con notas de prensa sobre las novedades y ferias que los propios asociados hacen y que ellos mismos envían

SELLO DE CALIDAD CERTIFICACION "Q AFE "

Este sello que AFE expide constituye el distintivo de calidad "referido exclusivamente" a la actividad ferial .
el sello aporta prestigio- fiabilidad y rigurosidad.

Poseer este sello supone que se ha cumplido con una serie de normativa sobre calidad ferial reflejada en el manual de calidad que la propia AFE edita , y que el asociado ha superado satisfactoriamente mediante una rigurosa auditoria externa.

TRABAJO DE LAS COMISIONES AFE

1. Comisión calidad

  • Esta comisión vela por la excelencia en la calidad de todos los servicios que los asociados dan a sus expositores y visitantes (trato - calidad de los propios recintos –montajes y desmontajes…)
  • Para ello ha editado un manual de calidad para el asociado. A partir del cumplimiento de ese manual y tras la verificación de la empresa certificadora "BCF consultores" , se otorga el sello Q DE CALIDAD AFE mencionado anteriormente.
  • Confección placas con la certificación Q DE CALIDAD que luego los Recintos Feriales colocan en lugar visible.

2. Comisión formación

  • Llega a acuerdos con diversos centros para la realización de diferentes cursos para el asociado
  • Realiza dos jornadas de formación al año para el asociado contando con ponentes expertos en varios temas escogidos , o bien en aéreas especificas y monográficas que interesen y que soliciten los propios Recintos Feriales.
  • Trabaja en las líneas de actuación para la celebración del Congreso Internacional AFE (cada dos años )
  • Organiza el Congreso UNIFIB el año que corresponde celebrarlo en España . UNIFIB (unión internacional de ferias iberoamericanas integrada por : AFE , AFIDA: asociación América latina - y APFC Asociación portuguesa de Ferias) se constituyó formalmente durante el II Congreso de ferias iberoamericanas, celebrado en san salvador (el salvador) en 1994. desde entonces, durante los años pares y alternando continentes, se han ido celebrando el próximo será el decimo congreso.
  • También se están estudiando futuros acuerdos con universidades para colaborar de alguna manera en futuros cursos y máster (a través de - por ejemplo - realización de prácticas en Instituciones Feriales …)

3. Comisión de comunicación

  • Trabaja en coordinación con el " Departamento de Prensa de AFE" todo lo referente a la comunicación del trabajo que AFE hace tanto hacia el exterior como también hacia el interior : hacia los propios asociados (por ejemplo : publica sus notas prensa publicas pero también cuelga los documentos internos de información a los asociados ).En definitiva : da a conocer la AFE mediante diversos medios
  • Actualiza la web y la va dotando de contenidos
  • Últimamente se tuvo un espacio en un Programa de Radio "gestiona radio".
  • Generación de informe económico desde AFE a los medios de prensa
  • Comunicación exterior e interior del Congreso Internacional AFE
  • Organización de los premios AFE a la innovación en el marco del congreso

4. Comisión de prevención y gestión de riesgos .gestión medioambiental

  • Desde esta comisión se ha editado una Guía para todos los asociados sobre "prevención y gestión de riesgos" en los Recintos feriales.
  • También se ha recomendado que se disponga siempre de planes de emergencia en los recintos feriales : indicando su contenido.
  • Se ha editado desde esta comisión una Guía sobre Gestión de Residuos y Medioambiente en los recintos feriales (puntos limpios en recintos...)
  • Se están teniendo reuniones con el MINISTERIO DE TRABAJO ( Instituto Ncional de Seguridad e Higiene en el trabajo ) en relación a la normativa actual sobre política de prevención de riesgos en montajes celebraciones y desmontajes de eventos en los recintos feriales . Se intenta no nos asimilen a conciertos ferias taurinas y demás eventos ajenos a la actividad ferial
  • Se están cerrando acuerdos con empresa de aparatos desfibriladores para instalarlos a un precio especial en los recintos ya que todos no disponen de este servicio
  • Se está confeccionado una memoria de responsabilidad social corporativa adaptada a la naturaleza especifica de las instituciones feriales y empresas proveedoras del sector ferial.
  • Por último se están estudiando acuerdos con aquellas universidades que impartan máster de postgrado en técnicos de prevención de riesgos para que sus alumnos lleven a cabo las practicas en los recintos /empresas de los asociados a AFE.

5. Comisión de estadísticas

  • Su labor es confeccionar los "criterios estadísticos" a seguir (basados en los de UFI ) por la empresa certificadora que realiza el estudio estadístico pormenorizado de las ferias (numero de : expositores visitantes , superficie neta de exposición ...)
  • Así mismo vigila porque el trabajo de la empresa certificadora sea rápido y eficaz

6. Comisión de recursos humanos

Esta Comisión ha elaborado un manual orientativo de convenio colectivo adaptado al sector ferial y a las diferentes "envergaduras" de cada Institución ferial.

CUOTAS

1. Miembros Organizadores de Ferias y Miembros Adheridos (extranjeros):

  • Cuota Fija: 2.990 €
  • Cuota Variable: 120 € por feria auditada. Dicha cuota se establece en función del número total de ferias auditadas.
  • Cuota de admisión: 2.000 € (se paga una sola vez al integrarse en AFE).

2. Miembros colaboradores (empresas proveedoras de servicios feriales):

  • Cuotas anuales Ordinarias: 2 cuotas de 1.140 € cada una (pagaderas en dos semestres).
  • Cuota de Admisión: 600 € (se paga una sola vez al integrarse en AFE).

AFE – IMPULSORA DEL SECTOR FERIAL ESPAÑOL. OBJETIVO : INTERNACIONALIZACIÓN

AFE trabaja para que las Ferias y los Organizadores se puedan adaptar a las necesidades y a los cambios requeridos de estos últimos años.

2010 sin duda ha traído nuevas propuestas puesto que la respuesta sectorial es viva y dinámica y el concepto I D i está absolutamente presente en las ferias españolas.

En cuanto a las vías que se vislumbran, señalaríamos la especialización de salones, y sobre todo los acuerdos de colaboración con organizadores exteriores.

En definitiva : se va a dar un paso adelante importante en la continuidad de la internacionalización de las ferias españolas.

En esta materia de Internacionalización, AFE promueve acciones y misiones Directas y Misiones Inversas con Organizadores Extranjeros que permiten llegar a nuevos acuerdos y vías de colaboración entre nuestros Asociados y Empresas Internacionales de primer nivel.

Esto lo lleva a cabo de la mano de ICEX – INSTITUTO ESPAÑOL DE COMERCIO EXTERIOR , con el que se han llevado ya a cabo diversas Misiones Comerciales Directas:

  • Feria BIG FIVE SHOW Feria Internacional de la Construcción. Dubai 2009
  • Feria SIAM. Feria Internacional de la Agricultura de Marruecos. 2010
  • Feria INDAGRA. Feria equipamiento industria ganadera y agrícola.Rumania : para Octubre de 2011

Previstas para 2012 : sectores de Energía, medioambiente y Alimentación

Por otra parte se han llevado a cabo Misiones Inversas.Se invita a diferentes organizadores Feriales mundiales para que se entrevisten y lleguen acuerdos de diversos tipos (Joint Ventures ) con los Organizadores españoles.

Fueron invitados a España:

  • DematGMBH . Organizadora alemana de Ferias
  • Lenexpo . Recinto Ferial Rusia
  • Expodesign . Empresa Rusa
  • Dalexpo Center . Rusia
  • Exhibitions Ireland . Irlanda
  • ITE Group . Gran Bretaña
  • SIAM . Marruecos
  • T- ORGANIZA . Méjico

Para 2011 , tenemos previsto invitar a Organizadores Feriales y empresas proveedoras del sector, de:

  • India
  • China
  • Brasil
  • Sudamérica
  • Europa del Este

NORMATIVA QUE REGULA LA ADMISIÓN

ARTÍCULO 1 - CALIDAD DE MIEMBRO

Existen tres Categorías de Miembros:

1. Miembros de Pleno Derecho

Serán Miembros de Pleno Derecho, aquellos que acuerde la Junta Directiva, que organicen certámenes dentro del territorio nacional, en las condiciones señaladas en los Estatutos. Sólo los Miembros de Pleno Derecho podrán formar parte de la Junta Directiva y tendrán voz y voto en las Asambleas Generales que se convoquen.

2. Miembros Adheridos

Serán Miembros Adheridos aquellas Instituciones Feriales u Organizadores, que acuerde la Junta Directiva, que organicen certámenes fuera del territorio nacional, en las condiciones señaladas en los Estatutos. Participarán en la Asamblea General, proponiendo a la misma iniciativas de colaboración que permitan aproximar y hacer confluir la cultura ferial de los respectivos ámbitos geográficos. Sólo tendrán derecho a voto en aquellas cuestiones que se debatan en la Asamblea y que se refieran a proyectos que hayan propuesto o que afecten al ámbito geográfico en el que ejercen su actividad.

3. Miembros Colaboradores.

Serán Miembros Colaboradores aquellas entidades o personas que acuerde la Junta Directiva, que estén vinculadas permanentemente a la organización de actividades feriales. Participarán en las Asambleas Generales, con voz pero sin voto, al objeto de transmitir las inquietudes y necesidades existentes en su ámbito de influencia.

Los miembros de Pleno Derecho y los Adheridos sólo podrán ser personas jurídicas (privadas, públicas o mixtas) que organicen certámenes comerciales de muestras y que hayan realizado un mínimo de tres certámenes reuniendo las condiciones fijadas en el Artículo 3 de la presente normativa, utilizando a estos efectos instalaciones apropiadas que tengan carácter permanente.

Todos los miembros de la AFE disfrutarán de igualdad de derechos con las reservas consiguientes en lo concerniente al derecho de voto en la Asamblea General.

ARTÍCULO 2 - CONDICIONES DE ADMISIÓN

Un organizador podrá ser admitido como miembro de la AFE si al menos uno de los certámenes que organiza reúne las condiciones fijadas en el Artículo 3 de la presente normativa, indispensables para obtener la homologación otorgada por la AFE.

Los candidatos a ser miembros de Pleno Derecho y Adheridos se comprometen a declarar todos los certámenes comerciales organizados por ellos y susceptibles de ser homologados por la AFE con el fin de someterse a una auditoría conforme se establece en el Artículo 5.

La calidad de miembro de AFE, en cualquiera de sus categorías, implica la aceptación total y sin reservas de la presente Normativa de Admisión, de los Estatutos y de los Reglamentos que, para su desarrollo, puedan ser elaborados por la AFE así como las modificaciones que más adelante se puedan establecer.

ARTÍCULO 3 - REQUISITOS PARA LA OBTENCIÓN DE LA HOMOLOGACIÓN

Un certamen, para ser homologado por la AFE, debe reunir los siguientes requisitos:

1. Justificar los parámetros estadísticos que a continuación se detallan:

  • El número de expositores (directos y/o indirectos)
  • La superficie neta alquilada a expositores
  • Los visitantes habidos

Estas estadísticas deben ser objeto de un control objetivo realizado, o bien por un organismo de control especializado, o bien por un auditor designado por la AFE

2. Utilizar instalaciones apropiadas que tengan carácter permanente y poner a disposición de los usuarios los servicios que puedan necesitar, con especial énfasis en los de recepción, formularios de inscripción, asistencia e información a expositores y visitantes, material publicitario y catálogo del certamen.

No se podrán homologar certámenes que cuenten como instalación ferial base únicamente con un establecimiento hotelero. Los organizadores que no dispongan de recinto propio necesitarán presentar, como respaldo a su solicitud de admisión en la AFE un informe favorable del propietario del que hayan utilizado.

3. No tolerar ninguna actividad que no tenga carácter exclusivamente comercial en el recinto del certamen mientras se celebra éste.

Este requisito no se tendrá en cuenta en el caso de congresos, conferencias de carácter científico, técnico o educativo, ligados a la propia realización del certamen.

4. Aceptar como participantes únicamente a fabricantes, agentes exclusivos y comisionistas al por mayor, excluyendo cualquier otro ente mercantil o intermediario.

5. No permitir, en principio, la "venta directa", definida como la entrega directamente en el stand de las mercancías por parte del expositor.

6. Tener periodicidad regular y una duración que no exceda de dos semanas.

7. Haber tenido lugar, al menos en tres ocasiones, con las características anteriormente descritas para obtener la homologación como miembros de la AFE

No obstante y con el fin de tener en cuenta la diversidad de certámenes que se derivan de contemplar las estructuras económicas, la situación geográfica o la naturaleza de los productos presentados, se permitirán excepciones a las condiciones antes indicadas a propuesta de la Junta Directiva de la AFE en favor de determinados certámenes que, no reuniendo aún el conjunto de los requisitos antes citados, los puedan cumplir en breve plazo o se consideren de manifiesto interés.

ARTÍCULO 4 - CLÁUSULAS DISCRIMINATORIAS

Al adherirse a la AFE, cada miembro se compromete, para los certámenes homologados, a no imponer a sus participantes ninguna prohibición de cualquier tipo que tienda a impedir su asistencia a otros certámenes comerciales homologados por la AFE.

ARTÍCULO 5 - PROCEDIMIENTOS DE ADMISIÓN Y HOMOLOGACIÓN

Las peticiones de admisión o de homologación deberán ser presentadas a la AFE con tiempo suficiente para que el expediente, con todos los documentos exigidos en su caso, esté en su poder a más tardar a final del mes de diciembre del año anterior al que se deba proceder a la oportuna auditoría. Dicha auditoría debe ser efectuada in situ por uno o varios representantes de la AFE nombrados por la Junta Directiva o por un auditor designado por ésta; siendo los gastos originados sufragados por el peticionario.

La Asamblea General decidirá por mayoría simple, a propuesta de la Junta Directiva, la admisión de los miembros y la homologación de los certámenes que sean conformes a lo dispuesto en el artículo 3.

ARTÍCULO 6 - DENEGACIÓN DE LA ADMISIÓN Y/O DE LA HOMOLOGACIÓN

Tanto la admisión como la homologación tendrán carácter provisional hasta el término -con resultado satisfactorio- del proceso de auditoría, pudiendo ser dejados sin efecto si se constata posteriormente que las condiciones exigidas no se cumplían o ya no se reúnen.

La Asamblea General tomará esta decisión por mayoría de los dos tercios de los miembros presentes o representados.

El peticionario rechazado podrá apelar y presentar su defensa en contra de esta decisión que podrá ser anulada por el voto de la Asamblea General con la misma mayoría.

La calidad de organizador miembro de la AFE y la homologación de un certamen caducarán automáticamente en el caso de no desarrollar actividad alguna durante un periodo de cinco años a contar desde el último certamen celebrado, teniendo en cuenta su periodicidad habitual.

ARTÍCULO 7 - BAJA VOLUNTARIA

Serán baja en la AFE los miembros que lo soliciten. A efectos económicos la baja sólo tendrá efecto por periodos anuales completos.

ARTÍCULO 8 - EXCLUSIONES

La Asamblea General, a propuesta de la Junta Directiva, podrá pronunciarse, con mayoría de dos tercios, por la exclusión de cualquiera de los miembros que incumplan sus obligaciones, en particular:

  1. La negativa a acatar los Estatutos y especialmente los requisitos estipulados en el Artículo 21 de los mismos.
  2. Llevar a cabo procedimientos contrarios a las prácticas leales del comercio, bien en perjuicio de otros miembros bien contra terceros.
  3. No haber abonado la Cuota Anual de AFE correspondiente transcurridos seis meses desde la finalización del ejercicio en el que se haya generado la deuda, es decir al 30 de Junio del año siguiente. En todo caso, al vencimiento de la fecha de pago fijada para el pago de cada uno de los dos plazos establecidos, se aplicará sobre las deudas pendientes un recargo del mismo tipo que el interés legal del dinero. El asociado que habiendo causado baja en aplicación de este artículo desee de nuevo incorporarse a la Asociación vendrá obligado a satisfacer la Cuota de Admisión que esté vigente.
    El asociado será informado de la propuesta de exclusión dos meses antes de la fecha en la que haya de celebrarse la Asamblea General, a fin de darle la oportunidad de presentar su defensa, si así lo desea, enviando el correspondiente pliego de descargo, de forma fehaciente, a la sede de la AFE antes de la celebración de la citada Asamblea General que deba pronunciarse definitivamente al respecto.

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